Rédiger un rapport d’audit

Contexte et Objectifs :

Il s'agit de faire acquérir aux auditeurs les techniques et les réflexes pour rendre leurs rapports d'audit précis, lisibles, digestes et efficaces.

Durant cette formation, ils apprendront à vulgariser la manière de présenter leurs observations pour les rendre accessibles et compréhensibles à la cible à laquelle ils s'adressent.

Ils apprendront à concevoir la rédaction de l'écrit avec un objectif de fluidité, d'efficacité, d'utilité pour celui qui le lit.
Le rapport doit servir à quelque chose, il doit faire passer ses messages.
Pour cela, il doit être lisible, cohérent, bien structuré et compréhensible.

Le rapport d'audit doit être utilisable, d'une part, par la Direction qui doit pouvoir se forger une opinion générale et, d'autre part, par les audités qui doivent comprendre les manquements et surtout les pistes à suivre pour y remédier.

Il conviendra de vérifier l'achèvement et l'efficacité des actions entreprises.
Cette vérification pourra faire partie intégrante d'un nouvel audit ultérieur.

Durant la formation, les auditeurs apprendront successivement à réaliser les démarches suivantes :

Identifier les objectifs poursuivis : Pourquoi écrit-on ? Que veut-on ? Quel est le résultat escompté ?
L'objectif du rapport d'audit est de fournir des preuves tangibles et objectives concernant la mise en place et l'efficacité du système de management.

Identifier la cible : Quel est son profil, son mode de raisonnement, son langage ? Qui va lire le rapport d'audit ?
Qui va s'en servir ? Comment ?
Que peut-on mettre en place pour lui faciliter la tâche et optimaliser l'efficacité de l'audit ?

Identifier les difficultés : Quelles sont les conséquences d'un travail mal fait ?
Comment éliminer ces difficultés, ces risques ? Impact et retombées.

Développer son esprit de synthèse, mesurer l'importance des détails utiles : Comment élaguer les informations pour ne garder que celles qui seront utiles à la bonne compréhension.

Structurer l'information : Comment élaborer une structure qui stimule la lecture du contenu ?

Clarifier et rédiger les objectifs ainsi que le champ de l'audit : L'identification des unités organisationnelles et fonctionnelles ou des processus audités, emplacement sur le document.

Identifier les auditeurs et les audités : emplacement sur le document.

Inclure les dates et lieux où les activités d'audit ont été réalisées et leur emplacement sur le document.

Préciser les critères d'audit : les clarifier et les mettre en évidence.

Rédiger des titres : Comment rédiger des titres qui forcent la lecture du paragraphe ou du chapitre ?
Le choix des mots et leur agencement.

Rédaction des constatations d'audit et les preuves associées :

-Rédiger des paragraphes.

-Rédiger une introduction.

-Rédiger une conclusion, une synthèse : Comment rédiger une conclusion efficace ? Le rapport doit mener à des actions correctives, préventives ou d'amélioration dans des délais convenus.